home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / maillist / ddfile65 / readme.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-03-10  |  5.8 KB  |  111 lines
  1.                     ADDENDUM TO DDFILE v6.0 MANUAL
  2.  
  3.     The following is the contents of the readme file on disk. These are
  4.     changes and/or enhancements made to DDFile since the manual was
  5.     printed (Page 9).
  6.  
  7.     Installation - When DDFile is installed to a hard drive, it is placed
  8.     in a directory called DDFILE. To run DDFile after it has been
  9.     installed, type GODOC <Enter> or CD\DDFILE <Enter> then DDFILE <Enter>
  10.     (Page 11-12).
  11.  
  12.     New for version 6.05
  13.     --------------------
  14.  
  15.     1.) Zippy users - you now have a choice of either upper/lower or all
  16.         upper case input of the city name into the city field. To select
  17.         one or the other, first select "L) General Setup" in the main
  18.         menu then "D) Field Assignment". Next, select "City" and then the
  19.         field to be used as the city field. At this time you will be
  20.         asked if the City should be entered in upper/lower case. Answer
  21.         "Y" for upper/lower case (cap first character of each word, lower
  22.         case rest) or "N" for all upper case (Page 65).
  23.  
  24.     2.) <Alt-F>ield Macro (chapter 6) - The "*" has always been used to
  25.         trim empty spaces off the end of a field when printed. The
  26.         macros: {prefix} {first} {last} on a line would normally print
  27.         "Mr.   John     Doe" for example. Using the "*" as in {*prefix}
  28.         {*first} {*last} would then print "Mr. John Doe". This worked
  29.         fine unless any of the fields were empty. If the {*prefix} field
  30.         was empty, it would print " John Doe" or if the {*first} macro
  31.         was empty, it would print "Mr.  Doe".
  32.  
  33.         Now you can use the "$" instead of the "*" to eliminate this from
  34.         happening in instances like this. To use the "$" in the above
  35.         example fields, replace the "*" with the "$" and remove the
  36.         spaces between the macros as in {$prefix}{$first}{$last} (Page 43).
  37.  
  38.     3.) When printing a date field (chapter 6), you can now specify an
  39.         "!" at the end of the field macro to convert "01/01/93" date to
  40.         "January 1, 1993".
  41.  
  42.         For example, if your date field is called REC_DATE, the field
  43.         macro used for printing this field would be {REC_DATE} to print
  44.         01/01/93 or {REC_DATE!} to print January 1, 1993.  If the date
  45.         field is empty, nothing will be printed (Page 43).
  46.  
  47.     4.) When modifying an existing database, any field assignments set
  48.         will need to be reset after selecting the database for use (Page
  49.         57).
  50.  
  51.     5.) As of March 21st of 1993, 11 digit Delivery Point Barcodes are
  52.         required for POSTNET bar code discounts on letter mail.
  53.  
  54.         Zip+4 is still accepted for Zip+4 mailings without barcode or
  55.         Zip+4 barcodes on "Flats".
  56.  
  57.         The extra 2 digits are the last 2 numbers in the street address.
  58.         These can be assigned by you, the USPS, or other software. See
  59.         the Anomaly rules from your post office for instructions on doing
  60.         this. The 2 digits may be put in a field of it's own (as explained
  61.         below) or added onto the end of the zip code field.
  62.  
  63.         Barcodes are printed using the 'special' bar code macro within a
  64.         printing template. When specifying the barcode macro in a
  65.         template, there are a few requirements that must first be met: 1)
  66.         The zip code field must be assigned as such (Page 66), 2) the zip
  67.         code field length must be either 12 or 10 (Page 57). If 10,
  68.         another character type field with a length of 2 must be assigned
  69.         as a Delivery Point field (Page 66) and have the 2 character
  70.         delivery point in it to make an 11 digit bar code and 3) a Bar
  71.         Code Printer must be selected (Page 67). If these requirements
  72.         are not met, a bar code will not print.
  73.  
  74.     6.) Because of the new 11 digit Delivery Point Barcodes as stated in
  75.         #5 above, the following changes have taken place when printing
  76.         Bulk Labels or Bulk Reports (Page 39-41, 48-49):
  77.  
  78.         1) When printing regular bulk labels or report, you are asked if
  79.         you want to include records with 9 and 11 digit zip codes.
  80.  
  81.         2) When printing zip+4 bulk Labels or reports, if the assigned
  82.         zipcode field is 12 characters in length or you have another
  83.         character type field assigned as the Delivery Point field, you are
  84.         asked if you want to include records with 9 digit zip codes.
  85.  
  86.     7.) Bulk labels and reports can now be done for 2nd class as well as
  87.         3rd class mailings. The only difference is that a 3rd class
  88.         mailing is in groups of 10 or more of any 5 digit zip, 3 digit
  89.         zip, or state, and a 2nd class mailing is in groups of 6 or more
  90.         pieces for the same groups. The choice is given in a sub-menu
  91.         containing "A) Sort for 3rd class" and "B) Sort for 2nd class"
  92.         before printing bulk labels or reports (Page 39-41, 48-49).
  93.  
  94.     8.) When adding a new template, the current template is copied over
  95.         to the new template. If you do not want a copy of the current
  96.         template, simply delete the lines in the template by pressing
  97.         <Ctrl-Y> (Page 36).
  98.  
  99.     9.) The <Alt-L> command that was available from within the memo
  100.         fields and templates to change the line length has been disabled.
  101.         The reason for this is because one template might be set for a
  102.         line length of 50 and another set for 80 but then when reentering
  103.         the template set at 50 it would be formatted to 80. In the future
  104.         we hope to add the ability for each memo field and template to
  105.         store it's own line length setting (Page 24).
  106.  
  107.     10.) Barcodes can now be printed on a laser printer in landscape
  108.          mode. To do this, insert a "1" after the word BARCODE in the
  109.          barcode macro as in {@BARCODE1} (Page 44).
  110.  
  111.